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郵件系統(tǒng)搭建 - 整體解決方案

郵件系統(tǒng)搭建 - Email 發(fā)送系統(tǒng)：自建 v.s. 外包的難題

2013-2021年，即便是在即時(shí)通訊橫走的時(shí)期，電子郵件對(duì)于一般人而言，依然是非常重要的通訊服務(wù)，對(duì)于大部分企業(yè)來說用于建立聯(lián)系，或是用于確認(rèn)、溝通工作事項(xiàng)必要工具。傳統(tǒng)單一化的電子郵件系統(tǒng)，無法滿足日益復(fù)雜多元的業(yè)務(wù)環(huán)境需求，為解決企業(yè)與各組織所面臨的挑戰(zhàn)，提升作業(yè)效率與強(qiáng)化組織知識(shí)管理能力。煜企推出具備完整協(xié)同作業(yè)工具、容易使用的直覺操作介面、管理作業(yè)簡(jiǎn)化與內(nèi)建GAIS高速搜尋引擎的Email的平臺(tái)。Email 無庸置疑是目前網(wǎng)路上使用率最高的媒介之一，雖然社群網(wǎng)路、通訊 APP 日趨蓬勃，但因?yàn)槠湟粚?duì)一的特性，讓 Email 保有不可取代的地位，也奠定電子郵件仍廣為被采用的基礎(chǔ)。因此，提供可靠的 Email 系統(tǒng)是 IT 部門非常重要的工作之一。

建構(gòu) Email 系統(tǒng)其實(shí)相當(dāng)復(fù)雜，除了硬件和軟件的需求，還有其他許多層面需要考量，例如：過濾垃圾郵件及惡意軟體、軟硬體備份、信件分類解決方案等。當(dāng) Email 系統(tǒng)服務(wù)外包越來越普遍，想要運(yùn)用Email的公司也面臨該將電子郵件系統(tǒng)服務(wù)外包 ( Hosted Solution )，或由公司自建電子郵件系統(tǒng) ( In House Solution ) 的選擇問題。以下讓我們來了解一下兩種方案的優(yōu)缺點(diǎn)吧!

1. 公司自建電子郵件 EDM 系統(tǒng) ( In House Solution)：

一般而言，由公司內(nèi)部 IT 部門負(fù)責(zé)建構(gòu)電子郵件系統(tǒng)的成本較高，不只限于軟體 licenses 及硬體成本，還包含 IT 人員、管理、歸檔、Mobile Email 等成本。若要更精確的估量，你應(yīng)該還要再加上每年的維護(hù)、安裝費(fèi)用，以及軟體定期更新升級(jí)的必要支出。自行建構(gòu)電子郵件系統(tǒng)，你需要付出龐大的資金來管理，例如：維持干凈的伺服器 IP、阻擋垃圾郵件及病毒攻擊、防止硬體設(shè)備故障、安裝最新的電子郵件系統(tǒng)附件等。同時(shí)上述的每一個(gè)環(huán)節(jié)，也都需要相應(yīng)的資源以及專業(yè)人員來支援，因此你更需要一支專門負(fù)責(zé)的團(tuán)隊(duì)。而最龐大的支出不是一開始的固定成本，而是每年固定必要的「維護(hù)管理成本」。根據(jù)計(jì)算，一套電子郵件系統(tǒng)的「維護(hù)管理成本」，將會(huì)是「系統(tǒng)建構(gòu)成本」的 4 倍之多。
一次性投入，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本，企業(yè)搭建郵件服務(wù)器是一次性投入，后期只需進(jìn)行簡(jiǎn)單的維護(hù)和管理即可，無需每年支付高昂的郵箱租賃費(fèi)用。
數(shù)據(jù)安全有保障，對(duì)企業(yè)郵件安全造成影響的主要因素有：垃圾郵件泛濫，病毒郵件攻擊，內(nèi)部數(shù)據(jù)泄露，其次郵件在傳輸過程中，容易被竊取或者篡改，員工郵箱賬號(hào)也很容易被盜等等，所以企業(yè)自己搭建郵件服務(wù)器可以避免垃圾郵件和病毒侵害，杜絕黑客攻擊，保證重要數(shù)據(jù)信息安全，減少對(duì)企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的影響。疫情之下，企業(yè)為什么要自己搭建郵件服務(wù)器？可與其他辦公系統(tǒng)整合，自己搭建郵件服務(wù)器可以根據(jù)企業(yè)自身需求，與企業(yè)其他辦公系統(tǒng)整合，減少員工頻繁切換系統(tǒng)的煩惱，提高員工的工作效率。

2. 電子郵件 EDM 系統(tǒng)外包 ( Hosted Solution )：

優(yōu)點(diǎn)

如果將電子郵件系統(tǒng)外包，你將不需要擔(dān)心系統(tǒng)的建構(gòu)和管理。外包的優(yōu)先好處就是「成本低」。透過系統(tǒng)外包，你可以快速地加入新客戶名單，不需要浪費(fèi)時(shí)間取得軟體 licenses、分配收件夾的空間、設(shè)定信箱位址等。此外，系統(tǒng)外包也可以輕松地應(yīng)付郵件進(jìn)出入時(shí)，突如其來的高流量，導(dǎo)致伺服器故障的風(fēng)險(xiǎn)。
隨著云端電子郵件服務(wù)提供者的出現(xiàn)，資料傳輸都將經(jīng)過加密保護(hù)，也都儲(chǔ)存在安全的位置。此外，系統(tǒng)外包提供內(nèi)在的空間，確保資料都已備份。同時(shí)，你可以透過定義用戶級(jí)別的限制和規(guī)范來管理非法的電子郵件數(shù)據(jù)通訊。

缺點(diǎn)

電子郵件系統(tǒng)外包的缺點(diǎn)是，當(dāng)你將商業(yè)資訊、客戶個(gè)人資料都交付給外包廠商，你就失去了對(duì)資料的主控權(quán)。若廠商的防護(hù)不足，你所有的資料都將暴露在危險(xiǎn)之中。正因?yàn)槿绱?，許多公司即使面對(duì)高成本，但為了資料安全與主控權(quán)，仍寧愿選擇自己架設(shè)電子郵件系統(tǒng)。

總結(jié)

總的來說，將電子郵件系統(tǒng)連同行銷策略一起外包，對(duì)于小公司來說是較有好處的，不必負(fù)擔(dān)基礎(chǔ)建設(shè)成本，更能夠?qū)⑿牧Ｗ⒂诒緲I(yè)發(fā)展，免除高成本的壓力與行銷的困擾。但對(duì)于大公司或需要高度客制化電子郵件系統(tǒng)的公司而言，由公司內(nèi)部自行架設(shè)將更符合需求，因?yàn)辇嫶罂蛻糍Y料的背后，擁有難以估量的商業(yè)價(jià)值，所以維護(hù)資訊安全及商業(yè)機(jī)密將是首要的任務(wù)。說了這么多，選擇還是要回到正在看這篇文章的你，開始評(píng)估你的需求，并考量組織目標(biāo)發(fā)展，再來選擇適合公司的解決方案吧！

郵件系統(tǒng)搭建 - 整體解決方案

對(duì)于很多企業(yè)來講，郵件系統(tǒng)在企業(yè)信息化進(jìn)程中起著舉足輕重的作用，不僅是企業(yè)降本增效、綠色辦公、移動(dòng)辦公的必需品，而且郵件的合規(guī)性與安全性更是關(guān)系到企業(yè)形象的樹立。正是深入了解到郵件系統(tǒng)在企業(yè)信息化中的重要作用，并深入調(diào)研了企業(yè)在郵件系統(tǒng)使用中所面臨的問題以及企業(yè)在其自身發(fā)展中的更多需求，進(jìn)而推出了郵件系統(tǒng)整體解決方案。

產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)

郵件系統(tǒng)整體解決方案集文檔AD、Exchange標(biāo)準(zhǔn)化郵件系統(tǒng)架構(gòu)以及郵件安全方面的防垃圾郵件網(wǎng)關(guān)、反向代理、郵件中繼、業(yè)務(wù)投遞以及郵件歸檔為一體，并可為用戶提供涵蓋架構(gòu)設(shè)計(jì)、環(huán)境優(yōu)化、項(xiàng)目實(shí)施、售后運(yùn)維、定制開發(fā)等在內(nèi)的實(shí)施服務(wù)，切實(shí)解決企業(yè)所困所擾所需。

適應(yīng)您的工作方式

Exchange的重點(diǎn)收件箱功能可幫您優(yōu)先處理重要消息，助您高效便捷完成工作。

智能收件箱

個(gè)性化的收件箱，不僅功能更加完善，而且可以更智能、更有條理的查看電子郵件。在智能收件箱中，搜索增強(qiáng)功能可為您提供更快、更完整的搜索結(jié)果；加載項(xiàng)可獲得強(qiáng)大的自定義和可擴(kuò)展性，從而將您連接到現(xiàn)代服務(wù)和內(nèi)部業(yè)務(wù)線應(yīng)用程序等等。

強(qiáng)大的日歷

日歷系統(tǒng)可以合理安排您的時(shí)間，其功能不僅僅局限于最基本的任務(wù)安排，還可以自動(dòng)抓取電子郵件中的重要事件，例如航班和酒店預(yù)訂，并根據(jù)您的位置推薦會(huì)面地點(diǎn)。

隨時(shí)同步

Exchange可以實(shí)時(shí)同步設(shè)備上的電子郵件、日歷和聯(lián)系信息，因此無論您手中使用什么設(shè)備，它都是最新的。倘若你不小心丟失了手機(jī)，也不需要驚慌，遠(yuǎn)程擦除功能可確保您個(gè)人信息的安全。

產(chǎn)品整體架構(gòu)

方案亮點(diǎn)

統(tǒng)一身份管理：企業(yè)內(nèi)部賬戶、權(quán)限統(tǒng)一管理，與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)SSO單點(diǎn)登錄
主可控：自建郵件系統(tǒng)，或?qū)⒃贫肃]件本地化歸檔，包括用戶、權(quán)限、策略、郵件數(shù)據(jù)等自主可控
數(shù)據(jù)安全：服務(wù)器防病毒；惡意訪問請(qǐng)求攔截；垃圾郵件病毒郵件過濾；郵件數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)歸檔；數(shù)據(jù)備份；郵件追溯審計(jì)；郵件數(shù)據(jù)防泄密
海外郵件：提升郵件投遞率
政策合規(guī)：符合國(guó)家政策、上市合規(guī)要求

方案價(jià)值

多樣化場(chǎng)景支持

符合企業(yè)發(fā)展長(zhǎng)期規(guī)劃

整合各大廠商、為企業(yè)提供完整郵件生態(tài)周邊

典型案例

客戶背景

客戶內(nèi)部使用的Zimbra郵件系統(tǒng)，從郵箱系統(tǒng)架構(gòu)、服務(wù)器性能、客戶端兼容性等方面，均已不能滿足持續(xù)發(fā)展的需要。
此外，Zimbra郵箱為免費(fèi)版開源郵箱，其IT團(tuán)隊(duì)并無開發(fā)人員，無法保證功能性持續(xù)滿足，并且此免費(fèi)版郵箱本身架構(gòu)也不足以支持公司日益增長(zhǎng)的使用量需要。

需求分析

?為滿足企業(yè)持續(xù)發(fā)展，新環(huán)境規(guī)劃能夠支持10W用戶規(guī)模
郵件數(shù)據(jù)為企業(yè)核心數(shù)據(jù)，需要做到雙活數(shù)據(jù)中心
海內(nèi)外郵件溝通頻繁，要保障海外郵件投遞成功率
需要保障每天大量的業(yè)務(wù)郵件正常投遞，不影響辦公使用

解決方案

采用四個(gè)DAG群集組，在北京和上海機(jī)房分別部署Exchange服務(wù)器，通過DAG構(gòu)建兩個(gè)雙活數(shù)據(jù)中心。
兩個(gè)數(shù)據(jù)中心中分別部署24臺(tái)Exchange 服務(wù)器，群集仲裁目錄放置于Azure云端，將在Azure上創(chuàng)建一臺(tái)AD和一臺(tái)Wintness Server。
郵件系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)訪問均通過硬件負(fù)載均衡來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)負(fù)載和GSLB全局解析。
使用郵件中繼系統(tǒng)，部署海外節(jié)點(diǎn)，保障海外郵件投遞成功率。
使用業(yè)務(wù)投遞系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)郵件與辦公郵件分開，大量業(yè)務(wù)郵件投遞時(shí)，不影響企業(yè)辦公使用。
制定備份策略，郵件系統(tǒng)每日增量備份，保障數(shù)據(jù)可還原。
郵件實(shí)時(shí)歸檔，確保郵件可追溯，符合企業(yè)合規(guī)要求。

客戶收益